Indíce:
Quantos programas utiliza atualmente para gerir uma única obra?
O custo da informação dispersa não aparece na contabilidade. Mas paga-se todos os dias.
Porque acreditamos que o futuro pertence às plataformas modulares.
Crescer não deve obrigar uma empresa a mudar de software.
Os três princípios da próxima geração da gestão de obras
• Evoluir
Quantos programas utiliza atualmente para gerir uma única obra?
Antes de continuar a ler este artigo, faça um exercício muito simples.
Pense numa obra que esteja atualmente em execução e responda, de forma honesta:
Onde está cada uma destas informações?
- 📋 O orçamento
- 📸 As fotografias da obra
- 📁 Os documentos e contratos
- 💬 A comunicação com a equipa
- ✉️ As aprovações do cliente
- 💰 O controlo de custos
- 🛡️ As garantias
- 📊 Os relatórios
- 🕒 O histórico da obra
Provavelmente respondeu com várias aplicações diferentes.
E isso não significa que a sua empresa esteja desorganizada.
Pelo contrário.
Foi precisamente assim que a maioria das empresas da construção evoluiu ao longo dos últimos anos. Sempre que surgiu uma nova necessidade apareceu uma nova ferramenta: primeiro um software de faturação, depois uma folha de Excel, mais tarde um serviço de armazenamento na cloud, o WhatsApp para comunicar com a equipa, o e-mail para aprovações, um CRM para clientes e, por fim, aplicações específicas para planeamento, medições ou controlo financeiro.
Individualmente, todas estas soluções podem funcionar muito bem.
O verdadeiro problema começa quando todas passam a fazer parte da mesma obra, mas deixam de comunicar entre si.
A informação deixa de existir num único local e passa a estar distribuída por diferentes aplicações, diferentes utilizadores e diferentes formas de organização.
É precisamente aqui que nasce um dos maiores desafios da gestão moderna de obras.
Onde está atualmente a informação de uma obra?
| Informação | Onde costuma estar |
|---|---|
| Orçamento | Excel / ERP |
| Fotografias | Telemóvel |
| Documentação | Google Drive / Dropbox |
| Comunicação | WhatsApp / Email |
| Planeamento | Software específico |
| Custos | ERP ou Excel |
| Aprovações | |
| Garantias | Pastas ou papel |
| Notas | Telemóvel ou App |
O verdadeiro problema raramente é a falta de informação.
Durante muitos anos acreditou-se que a digitalização iria resolver grande parte dos desafios da construção. Em muitos aspetos isso aconteceu. Hoje produzimos mais informação do que alguma vez produzimos: fotografias diárias da execução, projetos digitais, documentação técnica disponível em segundos e comunicação permanente entre equipas, clientes e fornecedores.
Nunca existiu tanta informação disponível.
Mas será que isso significa que trabalhamos melhor?
Na realidade, muitas empresas vivem uma situação curiosa: produzem mais informação do que nunca, mas continuam a perder tempo quando precisam dela.
- Quantas vezes um técnico procura durante vários minutos a última versão de um documento?
- Quantas decisões dependem apenas da memória de quem acompanhou determinada fase da obra?
- Quantas fotografias ficam guardadas num telemóvel sem qualquer ligação ao restante projeto?
- Quantas aprovações ficam perdidas entre emails ou mensagens?
O problema raramente está na quantidade de informação.
Está na forma como essa informação é organizada, relacionada e preservada ao longo da obra e para futura consulta.
Porque informação dispersa continua a existir.
Mas deixa de gerar valor precisamente quando faz mais falta.
Uma empresa não perde produtividade por falta de informação.
Perde produtividade porque essa informação está dispersa.
Quando a informação deixa de estar ligada à obra, a obra perde contexto.
Guardar um documento é relativamente simples. O verdadeiro desafio é preservar o contexto em que esse documento foi produzido. Imagine que, daqui a três anos, um cliente pretende perceber porque foi substituído um determinado material durante a execução da obra. Encontrar a proposta poderá não ser complicado. Mais difícil será localizar a conversa onde essa alteração foi discutida, a aprovação do cliente, as fotografias dessa fase, a ocorrência que justificou a decisão ou o impacto financeiro que essa alteração provocou.
É precisamente este contexto que transforma informação em conhecimento. Sem ele, os documentos continuam a existir, mas deixam de contar a história da obra. E quando uma empresa perde essa história, perde também parte da experiência que adquiriu ao longo da execução. Na prática, cada obra termina levando consigo conhecimento que poderia melhorar todas as seguintes. É um desperdício silencioso que raramente aparece nas contas da empresa, mas que influencia diretamente a produtividade, a qualidade das decisões e a capacidade de evoluir continuamente.
O custo da informação dispersa não aparece na contabilidade. Mas paga-se todos os dias.
Quando uma empresa analisa os custos de uma obra, normalmente olha para os materiais, a mão de obra, os equipamentos, os transportes ou as subempreitadas. São custos fáceis de identificar porque aparecem nas faturas, nos mapas de custos e nos relatórios financeiros.
Existe, no entanto, outro custo que raramente é medido: o tempo que as equipas perdem simplesmente porque a informação não está organizada. É o diretor de obra que procura durante quinze minutos a última versão de um desenho técnico, o encarregado que telefona para confirmar uma decisão tomada semanas antes, o colaborador que volta a pedir ao cliente uma informação já enviada ou a equipa administrativa que procura um documento arquivado em diferentes pastas porque ninguém sabe qual é a versão mais recente.
Nenhum destes episódios, isoladamente, parece grave. Mas quando se repetem diariamente e em várias obras ao mesmo tempo, transformam-se num dos maiores desperdícios silenciosos dentro de uma empresa. O problema não é apenas o tempo perdido; é a interrupção constante do trabalho. Cada vez que alguém interrompe uma tarefa para procurar informação, perde concentração, reduz produtividade e atrasa atividades que realmente acrescentam valor ao projeto. Por isso, uma empresa organizada não trabalha necessariamente mais depressa. Trabalha com menos interrupções.
As empresas não perdem competitividade apenas porque gastam mais. Também a perdem porque desperdiçam tempo em tarefas que poderiam ser evitadas.
A produtividade continua a ser um dos maiores desafios da construção.
Apesar da enorme evolução tecnológica das últimas décadas, a construção continua a enfrentar dificuldades históricas relacionadas com a produtividade. Um estudo da McKinsey & Company concluiu que o crescimento da produtividade neste setor tem sido significativamente inferior ao de áreas como a indústria transformadora, as telecomunicações ou o retalho. Entre os principais fatores identificados estão a fragmentação dos processos, a reduzida integração da informação e a dificuldade em transformar dados dispersos em conhecimento útil para apoiar decisões.
Esta realidade não significa que as empresas trabalhem pior. Significa, acima de tudo, que a construção é uma atividade extremamente complexa. Cada obra é diferente, cada cliente tem necessidades próprias, cada projeto envolve dezenas de intervenientes e qualquer decisão pode influenciar custos, prazos, qualidade ou segurança. Gerir toda esta informação de forma eficiente tornou-se um dos maiores desafios da gestão moderna.
Não é por acaso que organizações como a McKinsey & Company, a Deloitte Access Economics, a Autodesk e o World Economic Forum defendem uma ideia comum: a próxima evolução da construção não depende apenas da adoção de novas tecnologias. Depende, sobretudo, da capacidade de integrar pessoas, processos e informação numa estratégia única de gestão.
Segundo a McKinsey e a Deloitte Access Economics, a melhoria da produtividade na construção depende cada vez menos da quantidade de software utilizado e cada vez mais da capacidade de integrar informação e apoiar decisões com base em dados consistentes.
O software deve evoluir com a empresa.
Artigo relacionado: Delivering on construction productivity is no longer optional.
Porque acreditamos que o futuro pertence às plataformas modulares.
Durante muitos anos, o software empresarial evoluiu segundo uma lógica simples: cada problema justificava uma nova aplicação. Surgiram soluções para faturação, planeamento, gestão documental, comunicação, CRM, recursos humanos, controlo financeiro e inúmeras outras necessidades específicas. Individualmente, todas elas acrescentaram valor às empresas.
O problema começou quando cada aplicação passou a conhecer apenas uma pequena parte da realidade da obra. O software de faturação conhece as faturas. O programa de planeamento conhece o cronograma. A plataforma documental conhece os ficheiros. O CRM conhece o cliente. O Excel conhece os cálculos. Mas nenhum deles conhece verdadeiramente a obra na sua totalidade.
Na prática, a informação passou a existir em compartimentos independentes, obrigando as pessoas a fazer aquilo que o software deveria fazer automaticamente: relacionar dados, reconstruir o contexto e compreender a história completa de cada projeto. É precisamente aqui que acreditamos estar a acontecer uma mudança de paradigma. O futuro da gestão de obras dificilmente passará por utilizar cada vez mais aplicações. Passará por utilizar plataformas capazes de integrar toda a informação produzida ao longo do ciclo de vida de uma obra.
Uma obra não é um conjunto de documentos.
É um conjunto de decisões ligadas entre si.
Uma obra deve ser vista como um organismo vivo.
Uma obra começa muito antes da primeira máquina entrar em funcionamento. Nasce com uma oportunidade comercial, evolui através do orçamento, do planeamento, da execução e termina apenas quando todas as garantias deixam de existir. Pelo caminho são produzidas centenas de decisões, documentos, fotografias, aprovações, ocorrências, pagamentos, alterações e registos técnicos.
Individualmente, cada um destes elementos parece ter pouco significado. Em conjunto, representam a história completa daquela obra. Uma alteração aprovada pelo cliente pode justificar um desvio financeiro meses mais tarde. Uma fotografia tirada durante a execução pode explicar uma garantia acionada anos depois. Um registo de ocorrência pode evitar que o mesmo erro volte a repetir-se numa obra futura.
É precisamente esta relação entre acontecimentos que transforma informação em conhecimento. E é por isso que acreditamos que toda a informação deve permanecer ligada à própria obra, preservando o contexto de cada decisão e facilitando a consulta ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Crescer não deve obrigar uma empresa a mudar de software.
Poucas empresas permanecem iguais ao longo do tempo. Começam normalmente com uma pequena equipa, poucas obras em simultâneo e processos relativamente simples. À medida que crescem surgem novos colaboradores, mais clientes, maior volume documental, novas exigências de controlo e necessidades cada vez mais específicas.
É precisamente nesta fase que muitos softwares começam a revelar limitações. Foram desenvolvidos para responder a uma determinada realidade e deixam de acompanhar a evolução natural da empresa. A solução acaba muitas vezes por passar pela migração para outra plataforma, com custos elevados, formação das equipas e perda de produtividade durante o período de adaptação.
Na nossa opinião, esta não deveria ser uma decisão necessária. O software deve crescer exatamente ao mesmo ritmo que a empresa. Novas funcionalidades devem poder ser acrescentadas sem alterar processos, sem perder histórico e sem obrigar a recomeçar do zero. A tecnologia deve acompanhar o crescimento do negócio, nunca limitar esse crescimento.
| Modelo Tradicional | Plataforma Modular |
|---|---|
| Quando a empresa cresce, muda de software | O software cresce com a empresa |
| Novas necessidades implicam migração | Novas necessidades ativam novos módulos |
| Formação constante em novas plataformas | Continuidade da aprendizagem |
| Histórico distribuído por diferentes sistemas | Histórico preservado numa única plataforma |
| Elevado custo de mudança | Evolução gradual e sustentável |
Talvez a pergunta já não seja “qual é o melhor software?”
Durante muitos anos, as empresas perguntavam:
“Qual é o melhor software para gerir obras?”
Hoje acreditamos que essa deixou de ser a pergunta mais importante.
Talvez a verdadeira questão seja outra.
“Que plataforma conseguirá acompanhar a evolução da minha empresa durante os próximos dez anos?”
Porque a tecnologia continuará a evoluir.
As necessidades das empresas também.
Novas exigências legais surgirão.
Novos processos aparecerão.
A inteligência artificial terá um papel crescente.
A automatização continuará a aumentar.
Mas existe algo que dificilmente mudará.
As empresas continuarão a precisar de uma plataforma onde toda a informação permaneça organizada, relacionada e disponível para apoiar melhores decisões.
E é precisamente aqui que acreditamos começar a próxima geração da gestão de obras.
Os três princípios que acreditamos serem essenciais para a próxima geração da gestão de obras.
Ao longo deste artigo analisámos os principais desafios da gestão da informação na construção. A questão que naturalmente se coloca é simples: como deverá ser então a próxima geração de software para este setor?
Na nossa opinião, a resposta não passa por desenvolver plataformas cada vez mais complexas, mas sim por construir soluções capazes de evoluir juntamente com as empresas. Foi precisamente esta reflexão que orientou o desenvolvimento da BFRI. Antes de pensar em funcionalidades, definimos três princípios que continuam hoje a orientar todas as decisões de desenvolvimento.
1. Centralizar
Toda a informação da obra deve permanecer na própria obra.
A informação de uma obra deve permanecer na própria obra. Fotografias, documentos, comunicações, aprovações, garantias e informação financeira fazem parte da mesma história e só geram verdadeiro valor quando permanecem relacionadas entre si. Centralizar significa preservar conhecimento, reduzir o tempo de procura de informação e facilitar decisões mais rápidas e fundamentadas.
As obras terminam.
O conhecimento que produzem não deveria terminar com elas.
2. Evoluir
O software deve crescer exatamente ao mesmo ritmo que a empresa.
As empresas mudam constantemente e o software deve acompanhar essa evolução. Novas necessidades não deveriam obrigar a substituir a plataforma utilizada, mas apenas acrescentar novas capacidades à medida que fazem sentido para cada organização. Evoluir significa proteger o investimento realizado e garantir continuidade ao longo do crescimento da empresa.
O crescimento da empresa.
| Ontem | Hoje | Amanhã |
|---|---|---|
| 3 colaboradores | 10 colaboradores | 25 colaboradores |
| 5 obras | 20 obras | 60 obras |
| Necessidades simples | Novos processos | Maior controlo |
| A mesma plataforma | A mesma plataforma | A mesma plataforma |
3. Especializar
Nem todas as empresas precisam das mesmas ferramentas.
Nenhuma empresa da construção trabalha exatamente da mesma forma. Uma empresa de remodelações tem necessidades diferentes de uma construtora ou de uma empresa de manutenção. Em vez de obrigar todas a utilizar uma plataforma complexa e igual para todos, acreditamos num modelo modular, onde cada empresa utiliza apenas as funcionalidades de que realmente necessita.
A melhor plataforma não é aquela que tem mais funcionalidades.
É aquela que disponibiliza as funcionalidades certas para cada empresa.
Os três princípios resumem uma forma diferente de pensar a gestão de obras.
- Centralizar.
- Evoluir.
- Especializar.
À primeira vista parecem apenas três palavras.
Na realidade, representam uma filosofia de desenvolvimento.
Sempre que pensamos numa nova funcionalidade, a primeira pergunta não é:
“Será útil?”
A primeira pergunta é muito mais exigente.
- Esta funcionalidade ajuda a centralizar informação?
- Permite que a plataforma evolua?
- Resolve um problema específico sem tornar o software mais complexo?
Se a resposta não for positiva, provavelmente essa funcionalidade não faz sentido.
Porque acreditamos que o futuro da gestão de obras não será construído através de software cada vez mais complicado.
Será construído através de plataformas cada vez mais inteligentes.
Como esta visão começou a ganhar forma.
Foi precisamente desta forma de pensar que nasceu a BFRI. Não como um conjunto de funcionalidades independentes, mas como uma plataforma preparada para acompanhar toda a evolução de uma obra e de uma empresa.
Cada novo desenvolvimento procura respeitar os mesmos princípios. Em vez de criar aplicações isoladas, procuramos acrescentar novas capacidades que complementem aquilo que já existe, preservando sempre a continuidade da informação e o contexto de cada projeto. É por isso que a plataforma continua a evoluir através de novos Add-ons especializados, permitindo que cada empresa escolha apenas aquilo de que realmente necessita.
Na nossa opinião, é esta capacidade de evoluir sem perder simplicidade que irá distinguir a próxima geração de software para a construção.
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Mais do que acrescentar funcionalidades, procuramos acrescentar continuidade.
Durante muitos anos, a indústria do software habituou-nos a uma lógica simples: sempre que surgia uma nova necessidade, surgia também uma nova aplicação.
Na BFRI seguimos um caminho diferente.
Cada novo Add-on deve complementar aquilo que já existe, preservando a informação, o histórico e os processos da empresa.
Antes de desenvolver qualquer funcionalidade fazemos sempre três perguntas:
- Ajuda a centralizar informação?
- Permite que a plataforma evolua?
- Resolve um problema sem aumentar desnecessariamente a complexidade?
Se a resposta não for positiva, essa funcionalidade provavelmente não faz sentido.
Porque o verdadeiro valor não está numa nova aplicação.
Está na forma como toda a informação continua ligada entre si.
A tecnologia continuará a mudar. Este princípio dificilmente mudará.
Nos próximos anos, a Inteligência Artificial, a automação e a análise preditiva irão transformar profundamente a forma como planeamos e gerimos uma obra.
Mas existe algo que continuará a ser essencial.
A qualidade da informação disponível para apoiar decisões.
Nenhuma tecnologia conseguirá gerar boas recomendações se a informação continuar dispersa por diferentes aplicações, incompleta ou sem contexto.
As ferramentas continuarão a mudar.
O valor da informação organizada continuará a aumentar.
Porque as obras terminam.
O conhecimento que produzem não deveria terminar com elas.
Cada obra deixa decisões, soluções, fotografias, documentos, aprovações e experiência que podem ajudar a empresa a trabalhar melhor na obra seguinte.
Acreditamos que o verdadeiro papel do software não termina quando a obra é concluída.
Continua na capacidade de preservar esse conhecimento, organizá-lo e colocá-lo ao serviço de melhores decisões no futuro.
Porque as obras acabam.
O conhecimento que produzem deve continuar.
