“Não Temos Tempo”: A frase que mais atrasa a evolução das empresas.

Nas empresas de construção, remodelação e manutenção, existe uma resposta frequente sempre que se fala em melhorar processos ou implementar uma nova ferramenta de gestão:

“Agora não temos tempo para isso.”

A afirmação parece compreensível. Existem obras para acompanhar, clientes para atender, equipas para coordenar, fornecedores para contactar e problemas urgentes para resolver.

No entanto, existe uma contradição importante:

Muitas empresas não têm tempo para evoluir porque continuam a trabalhar de uma forma que lhes retira tempo todos os dias.

A falta de tempo não é apenas uma justificação para adiar a mudança. É, muitas vezes, uma consequência direta da desorganização.

Onde está realmente a perder tempo?

A falta de tempo nem sempre significa que existe trabalho a mais. Pode significar que uma parte significativa do dia está a ser consumida por tarefas repetidas e evitáveis.

Todos os dias, perde-se tempo a:

• Procurar fotografias e documentos;
• Confirmar decisões tomadas anteriormente;
• Perguntar quem ficou responsável por uma tarefa;
• Responder várias vezes às mesmas perguntas;
• Preparar relatórios manualmente;
• Reconstruir o histórico de uma obra;
• Procurar informação em mensagens, emails e folhas de cálculo;
• Tentar perceber o que aconteceu há várias semanas.
• Atender e responder a clientes.

Nenhuma destas situações parece particularmente grave quando acontece isoladamente. O problema é a sua repetição.

Cinco minutos para procurar um documento. Dez minutos para confirmar uma decisão. Uma chamada para perceber o estado de uma tarefa. Vinte minutos a atender o cliente que visitou a obra e tem duvidas. Outra mensagem para reenviar uma fotografia, etc.

No final da semana, acumulam-se horas de trabalho que não contribuíram diretamente para fazer avançar a obra.

Quando tudo é urgente, nada evolui.

As empresas sem processos claros vivem frequentemente num ciclo permanente de urgência.

O pedido mais recente torna-se prioritário. O cliente que telefona interrompe o trabalho planeado. Um problema inesperado ocupa o tempo reservado para organizar a operação.

A empresa deixa de controlar o trabalho e passa a reagir constantemente ao que aparece.

Por isso, a evolução é sempre adiada:

• Quando esta obra terminar;
• Quando houver menos trabalho;
• Quando passar o verão;
• Quando entrar um novo colaborador;
• Quando a equipa estiver mais disponível.

Mas esse momento raramente chega.

As obras terminam e outras começam. Os problemas mudam, mas continuam a surgir. A empresa cresce, enquanto os processos permanecem exatamente iguais.

A urgência de hoje continua a impedir a melhoria que reduziria as urgências de amanhã.

Resistir à mudança nem sempre é resistir à tecnologia.

Muitas empresas não rejeitam propriamente a tecnologia. Rejeitam o esforço inicial associado à mudança.

Alterar a forma de trabalhar obriga a:

• Aprender um novo processo;
• Organizar informação;
• Definir responsabilidades;
• Criar regras comuns;
• Abandonar hábitos antigos;
• Reservar algum tempo para implementar a solução.

Uma mensagem de WhatsApp parece mais rápida do que atualizar uma plataforma. Guardar uma fotografia no telemóvel parece mais simples do que associá-la à obra certa. Confiar na memória parece mais imediato do que registar uma decisão.

O problema surge mais tarde, quando é necessário recuperar essa informação.

O que parecia poupar dois minutos pode obrigar várias pessoas a perder muito mais tempo no futuro.

Continuar igual também tem um custo.

As empresas analisam frequentemente o custo de mudar, mas raramente calculam o custo de continuar exatamente da mesma forma.

Esse custo pode surgir através de:

• Trabalhos repetidos;
• Decisões mal interpretadas;
• Deslocações desnecessárias;
• Atrasos identificados demasiado tarde;
• Clientes sem informação;
• Documentos que não são encontrados;
• Orçamentos esquecidos;
• Garantias desorganizadas;
• Dependência excessiva de uma única pessoa;
• Horas gastas a responder a perguntas operacionais.

Estes custos não aparecem normalmente na contabilidade com a designação de “desorganização”.

Ainda assim, refletem-se na produtividade, na margem das obras, na satisfação dos clientes e no desgaste da equipa.

Evoluir não significa parar a empresa.

A mudança não precisa de acontecer em todas as obras e em todos os processos ao mesmo tempo.

Pode começar de forma simples:

• 1. Escolher uma obra: Selecionar um projeto novo ou uma obra com uma dimensão controlável.
• 2. Centralizar a informação: Colocar no mesmo local os documentos, fotografias, decisões, tarefas e mensagens relevantes.
• 3. Definir responsabilidades: Estabelecer quem atualiza a informação, quem acompanha e quem valida.
• 4. Criar uma rotina simples: Atualizar a obra à medida que os acontecimentos ocorrem, evitando reconstruir a informação mais tarde.
• 5. Avaliar os resultados:Identificar o tempo poupado, as dúvidas evitadas e os processos que se tornaram mais claros.

O objetivo não é transformar toda a empresa num único dia.

É provar, numa situação real, que uma forma mais organizada de trabalhar pode reduzir o esforço diário.

Organizar não é criar mais trabalho.

Um sistema de gestão não deve obrigar a empresa a introduzir informação sem utilidade.

Deve permitir registar apenas aquilo que ajuda a executar, acompanhar e controlar melhor cada obra.

Quando a informação é colocada no local certo e no momento certo:

• Uma atualização pode evitar várias chamadas;
• Uma fotografia pode eliminar dúvidas;
• Uma decisão registada pode evitar interpretações diferentes;
• Um documento centralizado deixa de ser enviado repetidamente;
• Uma tarefa atribuída clarifica responsabilidades;
• Uma garantia organizada pode ser encontrada em segundos.
• O acompanhamento da evolução da obra pelo cliente pode evitar muitas perguntas .

Organizar não significa acrescentar burocracia. Significa eliminar o trabalho que nasce da falta de organização.

A mudança tem de ser simples.

A tecnologia, por si só, não resolve problemas de gestão.

Uma ferramenta complexa pode criar tanta resistência como os processos que pretende substituir.

Para ser utilizada pela equipa, uma solução deve ser:

• Simples de compreender;
• Rápida de atualizar;
• Acessível no escritório e no terreno;
• Adaptada à realidade de cada empresas;
• Útil para gestores, colaboradores e clientes;
• Capaz de reduzir tarefas, em vez de as multiplicar.

Quando a equipa percebe que a ferramenta facilita o trabalho, a utilização deixa de depender apenas de imposição.

Passa a fazer sentido para todas as pessoas envolvidas.

O primeiro passo não é comprar um software.

Antes de escolher uma plataforma, a empresa deve identificar onde está realmente a perder tempo.

Algumas perguntas podem ajudar:

• Que informação é mais difícil de encontrar?
• Que perguntas são repetidas diariamente?
• Que tarefas dependem da memória de uma pessoa?
• Que documentos são enviados várias vezes?
• Que erros poderiam ser evitados com um registo claro?
• Que processos continuam a ser feitos manualmente?
• Quantas interrupções resultam apenas da falta de informação?

Lembrete: O objetivo não é transferir a desorganização para uma ferramenta digital.

É utilizar a tecnologia para melhorar a forma como a empresa trabalha.

O papel da BFRI.

A BFRI foi desenvolvida para ajudar pequenas empresas a centralizar a informação das suas obras e reduzir a dependência de mensagens, folhas de cálculo, documentos dispersos e memória individual.

Em cada projeto, a empresa pode reunir:

• Cronologia da obra;
• Fases e tarefas;
• Fotografias e ficheiros;
• Mensagens e decisões;
• Responsabilidades da equipa;
• Garantias;
• Informação partilhada com o cliente.

O objetivo não é acrescentar mais uma ferramenta ao dia de trabalho.

É criar uma estrutura simples e acessível em qualquer lugar, onde a informação acompanha a evolução real da obra e permanece acessível a todas as pessoas autorizadas.

Não tem tempo para mudar?

Talvez essa seja precisamente a principal razão para começar.

Não é necessário parar a empresa, alterar todos os processos ou implementar uma solução complexa.

Pode começar com uma obra.

Um projeto real.

Uma forma mais simples de organizar informação, responsabilidades e decisões.

Porque a falta de tempo não se resolve apenas trabalhando mais depressa.

Resolve-se reduzindo o trabalho repetido, as interrupções e a desorganização.

A evolução não começa quando finalmente sobra tempo. Começa quando a empresa decide deixar de o perder sempre da mesma forma.

Antes de escolher um software, experimente-o na realidade da sua empresa.

Conheça a BFRI através de uma demonstração personalizada e utilize a plataforma gratuitamente durante 15 dias.

Uma obra. Uma equipa. Toda a informação no mesmo lugar.